河北省人民政府外事办公室外事服务中心(以下简称中心)承办全省因公出国团组的签证工作，是我省对外开放和外事工作的重要窗口。为保证全省因公出国团组按期正常出访，本着服务为本，严格管理，分工明确、责任落实、团结协作的原则制定本服务规则。

　　一.接案工作

　　签证接案人员由中心科长、副科长以上人员担任。接案人员凭省外办出国管理处护照取件通知单受理各单位专办员或出国团组成员本人递交的签证申请。接案人员应认真审核《申请出国签证事项表》、《河北省人民政府出国、赴港澳任务批件》、护照以及有关驻华使馆所要求的签证材料。申办外交部统办国家的签证需提供政审名单(出访人员姓名、政审单位、政审号)，审查合格后，申办人员在登记本上登记自己的姓名及电话，接案人员进行登记、编号、收取规定的费用，确认无误后，出具《河北省外事服务中心取照函》。对我省的重要团组及签约、参加国际会议的团组，做到急事急办。中心接案人员和工作人员完成下列工作：

　　1.接案人员及时与办出管处护照室取得联系，领取申办团组的护照，领取护照后中心进行登记，核对并妥善保存;

　　2.认真做好给外交部及申请国驻华使馆的照会文书;

　　3.签证制表人员要按照申请国驻华使馆的具体要求，认真细致的填写签证表格;

　　4.按照申请国使馆的要求将送签材料按顺序进行编排， 完成送签使馆前的准备工作。

　　二.审核和送照工作

　　做好的照会、签证申请材料经主管经理审核后，由专人 前往办出管处在照会上盖章。送签护照和材料由签证科工作人员每周1-2次送往北京，特殊情况可由专办员或出国团组成员本人签字后将材料装入密码箱带到北京办事处。

　　三.北京办事处工作

　　北京办事处内勤人员由科长、副科长及指定人员轮流担任。内勤人员要在收到护照和送签材料的同时进行认真登记、整理，根据出国任务的难易缓急做好送签计划，无特殊情况送签材料要在14个工作日内送达外交部和有关国家驻华大使馆。周一至周五上午内勤与外勤人员分头赴外交部和有关驻华使馆送签，下午内勤做好团组的接待及电话咨询工作，外勤继续赴外交部和有关驻华使馆送签、领取已签护照。

　　四.护照签证后领取和退照工作

　　五.档案管理工作

　　签证科要确定专人负责签证档案的管理工作，定期对《申请出国签证事项表》、照会底稿进行整理归档并妥善保存。所有团组申办签证的资料须长期保管。